Se l’assistente si fa virtuale

Non c’è ufficio o studio professionale, per quanto piccolo, che non contempli la presenza di un o un’assistente. La presenza sul luogo di lavoro di questa figura professionale è ancora necessaria quando ci sono da svolgere attività di assistenza al cliente (ad esempio uno studio medico). Ma grazie alle tecnologie digitali oggi così diffuse gran parte delle mansioni di assistenza può essere svolta da remoto senza troppi stravolgimenti. A meno che non si voglia fare un ulteriore salto e trasformarsi in assistente virtuale, una nuovissima professione che sta sempre più diffondendosi. Allora cambia tutto (o quasi).

 

Per capire chi è, cosa fa e come si diventa un’assistente virtuale professionista non c’è miglior modo che chiederlo a chi, come Debora Montoli, ha intrapreso questa strada con grande determinazione e successo: ha un canale Telegram seguitissimo e recentemente ha anche scritto un libro.

 

Debora, come ha iniziato?

Ho iniziato a lavorare subito dopo il diploma, a 19 anni, con un classico impiego da ufficio: i primi anni in contesti piccoli (sotto i 10 dipendenti); poi – dopo un soggiorno all’estero di 3 mesi – in una realtà molto più grande del settore editoriale (sopra i duemila dipendenti). Nel corso degli anni mi sono occupata di diverse cose: assistenza clienti, contabilità, grafica. Però avevo quel pallino di fare qualcosa di mio, senza sapere esattamente cosa. Man mano che il tempo passava il pallino diventava un pallone e così nel 2016 ho fatto il grande passo e ho dato le dimissioni, al buio. Non sapendo bene che strada prendere ho fatto quello che faccio di solito: andare a vedere cosa succede al di fuori dell’Italia. Spulciando le ricerche internet e i trend topics relativi alle competenze che avevo, ho visto che nel mondo anglosassone era già emersa e si stava consolidando la figura dell’assistente virtuale. In Italia questa figura era pressoché sconosciuta, ma era attivo un corso. Mi sono iscritta e sono partita da lì. Quindi praticamente da zero come libera professionista, a parte la quasi ventennale esperienza di lavoro impiegatizio.

 

Assistente virtuale

Cosa fa, in concreto, un’assistente virtuale?

Si dice virtuale, ma in realtà è una professione molto concreta e operativa. Virtuale è solo perché lavora online e da remoto [il sito di Debora Montoli, infatti, si chiama “Presente da remoto”, NdR]. Quindi l’assistente virtuale è una libera professionista, con normale partita Iva, che porta avanti la propria attività con più clienti anziché rispondere ad uno o più capi. Per altro, è una professione che comprende una varietà infinita di sottospecializzazioni: puoi trovare due assistenti virtuali che svolgono lavori completamente diversi e senza nessun punto di contatto. In generale, l’assistente virtuale prende in carico delle attività che le vengono delegate, nella maggior parte dei casi, da altri professionisti o imprenditori.

 

Quali attività, ad esempio?

Possono essere in diversi campi: amministrativo, comunicazione (programmazione e quant’altro), organizzazione di eventi, supporto operativo. Sia in ambito aziendale-professionale che privato: ci sono imprenditori che hanno bisogno di assistenza anche per quelle attività private delle quali, magari, non hanno il tempo di occuparsi. Non bisogna però pensare ad un lavoro in solitaria: a parte il periodo iniziale, non passa giorno in cui io non senta altre persone. Molto spesso, inoltre, capita di doversi relazionare con team di persone che svolgono altri compiti. In questo caso, l’assistente virtuale entra a far parte di tanti team fluidi con tante possibilità di “contaminazione” e ampliamento delle proprie abilità e conoscenze.

 

È stato difficile iniziare?

Beh, a parte le competenze tecniche che avevo in virtù delle esperienze già maturate, l’apertura della partita Iva è stato come trovarsi in un deserto senza avere alcun punto di riferimento: ti senti bloccato; non sai da che parte rigirarti o da dove iniziare. Ma la motivazione era più forte e ho continuato a provare e riprovare. La fortuna ha voluto che arrivasse subito un primo cliente (non avevo ancora nemmeno aperto la partita Iva): una sorta di balsamo, che mi ha aiutato a non demordere, anche se un cliente “non fa primavera”. E infatti, dopo di lui il nulla per alcuni mesi. Non mi contattava nessuno, nemmeno una richiesta di preventivo o di informazioni. Niente. Non potevo certo tirare avanti così. Dovevo trovare il modo di farmi conoscere, perciò ho sfruttato il (molto) tempo libero che avevo per studiare, approfondire e migliorare la mia comunicazione. La svolta è arrivata con il content marketing, cioè quella attività di comunicazione che sfrutta i contenuti e che è stata determinante per vincere la timidezza, imparare ad esprimermi in modo più creativo ed efficace e rimettermi in gioco. Fondamentale, poi, è stato il contatto con altri professionisti e la scoperta di realtà diverse, da cui ho imparato tantissimo. Una contaminazione molto proficua.

 

Che consigli si sente di dare a chi volesse tentare la strada dell’assistente virtuale, sia a chi già lavora come segretaria-assistente in ufficio, sia a chi ha appena finito gli studi.

Dobbiamo essere schietti. Staccarsi dal classico lavoro di ufficio o aprire la partita Iva “a freddo”, magari appena finiti gli studi e senza avere alcun tipo di esperienza, necessita di una mentalità allenata, di sangue freddo e determinazione. Naturalmente ci sono sempre eccezioni, però in generale non è una passeggiata di salute. È difficile anche per quelle persone che, come me, hanno alle spalle vent’anni di professione come dipendente e hanno quindi un certo bagaglio di conoscenza ed esperienza. Non lo dico per spaventare, ma per abituarsi all’idea che ci sono difficoltà oggettive. A partire dalla partita Iva in sé, per esempio: non si può più ragionare per mese ma per anno (ci saranno mesi in cui guadagni, altri in cui non tiri su niente). Soprattutto all’inizio occorre dimenticare il concetto di “mensilità fissa”. Come essere sulle montagne russe. Bisogna essere pronti.

 

E come si fa?

Con tanta, tanta disciplina, pazienza e determinazione. All’inizio, quando ho iniziato a comunicare per farmi conoscere sfruttando i media digitali, parlavo nel vuoto cosmico: non mi seguiva nessuno. Eppure non mi sono mai scoraggiata e ho tirato dritto. Se si decide di mettersi in proprio non si può prescindere dalla necessità di mettersi in gioco e buttare fuori contenuti. Se si parte da zero, poi, c’è il vantaggio che si può sperimentare senza temere di fare brutte figure. Non si ha nulla da perdere. Un’altra cosa positiva da considerare (e dunque da tenere a mente nei momenti di difficoltà) è che lavorando in proprio non hai nessuno che ti dice cosa fare. All’inizio può sembrare straniante, ma quando scopri che sei tu che fai le regole; che fai il bello e il cattivo tempo; che puoi gestire in autonomia il tuo tempo; che fai cose che ti aiutano a crescere (giuste e/o sbagliate) è entusiasmante. Non vorrai più tornare indietro.

 

In Italia c’è domanda di assistenti virtuali?

Devo dire di sì. Poi, con la pandemia, quando tutti volenti o nolenti sono dovuti andare sul digitale, c’è stato un incremento notevole per quel che ho potuto notare io. È cresciuta anche la domanda di professional organizer, la mia specializzazione.

 

 

Professional organizer

Di che si tratta?

Il professional organizer è colui o colei che è specializzato/a nell’organizzazione di tutti gli ambiti della vita, dal domestico al professionale (io ho scelto questa seconda strada). Io ci sono arrivata nel corso dei miei esperimenti. La questione è saltata fuori quando ad un certo punto mi sono resa conto che non potevo seguire più di un tot di clienti contemporaneamente: non era fisicamente possibile. Dovevo in qualche modo ottimizzare il mio tempo. Inoltre, ricevevo richieste da parte di persone che non volevano delegarmi delle attività ma cercavano aiuto per capire come collaborare meglio con la propria assistente, con il team, con i collaboratori. Quindi è stato quasi un passaggio naturale dedicarmi alla parte di organizzazione digitale (che è appunto la mia specializzazione). Dal 2018 sono iscritta all’Associazione dei Professional Organizer Italia (APOI). Quindi oggi all’attività operativa delle mansioni delegate affianco quella di consulenza per aiutare le persone a lavorare meglio, compresa la parte di content creation.

 

Per diventare assistente virtuale è meglio possedere un bagaglio di esperienza di lavoro tradizionale in ufficio come è stato nel suo caso oppure no?

Bella domanda. Le persone che non hanno esperienza lavorativa di solito quando entrano in un ufficio imparano per imitazione: seguono i colleghi senior, assorbono il clima, imparano come ci si rivolge ad un cliente, come si risponde al capo. In mancanza di ciò, se si è giovani e alle prime armi, allora ritorna quello che dicevo prima a proposito del farsi contaminare dagli altri: bisogna cercare ogni occasione possibile (anche solo online, non necessariamente nel mondo fisico) per relazionarsi con gli altri, con persone magari più esperte in vari campi. Se sei già segretaria o già lavori o hai lavorato come assistente di direzione hai un margine di vantaggio, fermo restando che è comunque indispensabile avere una predisposizione al digitale e acquisire un minimo di competenze in questo campo. Ci sono tanti corsi: è solo questione di volerlo fare. Per altro vorrei dire che oggi non esiste professione – anche la più tradizionale e manuale – che non richieda un minimo di competenze digitali.

 

Un ultimo consiglio?

Il mio consiglio, qualsiasi strada si scelga di seguire e nonostante il carico di impegno che dovesse arrivare, è quello di ritagliarsi sempre dello spazio per se stessi da dedicare alla formazione, alla lettura, alla contaminazione. Senza pensare all’utilizzo immediato che se ne può fare o all’utilità professionale. Serve per alimentare il proprio “lievito madre”, perché da cosa nasce cosa: oggi non lo sai, ma domani potresti scoprire che ti è stato utile. Informazione dopo informazione, la strada si svela mentre la percorri. In quest’ottica, è importante non avere fretta: la fretta è cattiva consigliera, non ti fa scegliere la via migliore e anzi ti spinge a dire di sì a tutto e accettare qualsiasi proposta. Ma in questo modo c’è il rischio di saturare il proprio tempo con attività sgradite e non lasciare spazio a quelle che ci interessano davvero. L’ho sperimentato in prima persona: bisogna imparare a dire di no e mettere dei limiti fin da subito.