Archiviare ed organizzare i documenti al lavoro

Una delle problematiche centrali, in un ufficio, riguarda l’organizzazione dei documenti cartacei, in modo che questi siano archiviati in maniera efficiente e si possano ritrovare quando servono. L’organizzazione dei fascicoli è un’operazione impegnativa ma, con un’adeguata pianificazione, sarà tale da migliorare e rendere più efficiente la propria attività quotidiana, indipendentemente dal settore di appartenenza. Attività fondamentale per un addetto alla segreteria ed indispensabile per chiunque per lavoro o per necessità abbia da organizzare documenti.

A questo proposito, illustreremo gli step da osservare per organizzare al meglio i documenti in ufficio, senza stress e in modo sistematico.

Organizzare i documenti cartacei in ufficio

Il fattore tempo: gestirlo al meglio per organizzare i fascicoli

La predisposizione dei fascicoli è un’attività che presuppone concentrazione e tranquillità mentale: per tale motivo, è indispensabile ritagliarsi spazi e contesti adeguati, in modo da non spezzettare l’archiviazione in momenti diversi, rischiando di perdere tempo prezioso. Inoltre, prima di iniziare a organizzare i fascicoli, bisogna procurarsi il materiale di cancelleria necessario, per eseguire il lavoro in modo ordinato e omogeneo. Allo stesso modo, è consigliabile dotarsi di una scrivania o un piano quanto più possibile ordinati e sgombri, per disporre dello spazio necessario ad allineare i fascicoli, raggrupparli e gestirli in modo efficace.

Da una montagna di documenti a cartelle organizzate: come fare?

Quando ci si trova una o più montagne di documenti da fascicolare, la prima reazione potrebbe essere di sconforto: come fare a riordinare una mole così ingente di carte? Il segreto è quello di dividere i fogli e fascicoli in parti più piccole, che saranno più semplici da affrontare. É consigliabile seguire questa regola non solamente con riferimento ai documenti, ma in generale a qualsiasi situazione complessa che, quando emerge in tutta la sua imponenza, spaventa e disorienta: per non mollare e procedere, la mossa giusta è quella di dividerla in parti più piccole, e affrontarla un punto alla volta.

Se il mucchio di documenti riguarda diversi argomenti, prima di tutto è necessario disporli sulla scrivania per tematiche, come si farebbe con i semi di un mazzo di carte: in seguito, si procederà ad affinare ulteriormente l’archiviazione.

Un elemento positivo di questo metodo riguarda la possibilità di individuare ciò che non serve e buttarlo via, riducendo piano piano la mole di carta da archiviare: in ogni archivio c’è sempre un appunto che non serve più, un documento stampato erroneamente due volte o una nota sostituita da altre più recenti. Il circolo virtuoso che si innesca mettendo mano alla montagna di carte fa sì che, più le si riordina, più il volume di documenti da riordinare diminuisce, insieme al senso di soddisfazione e alla fiducia nelle proprie risorse.

Mentre si dispongono i documenti da tenere sulla scrivania o sul piano di lavoro, è utile separarli per scadenze, brevi e medio-lunghe, predisponendo fascicoli separati, che contengono ciò potrebbe essere consultato una volta all’anno al massimo, mentre altri includeranno documenti da tenere sempre a portata di mano.

L’importanza delle cartelle

Proprio come in un archivio informatico, anche quello cartaceo si basa sulle cartelle: preparati una quantità adeguata di cartelline e ordinale con criterio alfabetico, indipendentemente dal settore di attività. Puoi organizzare i folder con i nominativi dei clienti, degli associati, dei pazienti o dipendenti. Il principio che normalmente si segue è quello di classificare le cartelline in ordine alfabetico, secondo il cognome; in alternativa, puoi indicare il nome dell’azienda, se è meglio rintracciabile da te e dai collaboratori che eventualmente hanno accesso ai fascicoli.
A questo punto, puoi procedere con la disposizione delle cartelle negli scomparti adeguati; se disponi di un armadietto per le cartelline sospese, riponile all’interno dei cassetti, apponendo un’etichetta in corrispondenza delle lettere dell’alfabeto comprese in quel determinato settore. Cerca di essere quanto più possibile regolare e omogeneo con i caratteri di scrittura, anche se ritieni di non avere una bella grafia, poiché delle etichette ben fatte contribuiscono a dare un senso di ordine e compiutezza all’archivio. Questi piccoli trucchetti aiuteranno te e i collaboratori a mantenere la giusta motivazione a mantenere l’ambiente di lavoro quanto più possibile in ordine.

Tanti documenti diversi: come ordinarli?

Capita quasi sempre di avere a che fare con diverse tipologie di documenti e non sapere dove archiviarli: il modo migliore è quello di archiviarli secondo una determinata categoria, che può essere corrispondente alle utenze, ai contratti di lavoro stipulati nell’ultimo anno. In questo modo, ogni cosa sarà al suo posto e ti sarà molto più immediato trovare i documenti che ti servono al momento giusto; inoltre, se un collega dovesse chiederti al telefono dove trovare una pratica, potrai indicare con esattezza dove si trova, invece di tergiversare per minuti interi e non sapere come sbrogliare la situazione: le cattive abitudini nell’archiviazione vengono alla luce quando siamo malati e serve un documento, e questo si trova, nel migliore dei casi, in un’allocazione improbabile.
Mentre organizzi i fascicoli, preparati a predisporre sottocartelle, utilizzando appositi separatori alfabetici e una grande quantità di etichette.

La creazione di cartelline mensili: un’ancora di salvataggio

Potrebbe capitare di non trovare subito il tempo di ordinare alcuni documenti; ecco che la creazione di cartelline mensili ti aiuterà a ritrovare le pratiche in sospeso o, comunque, non completamente organizzate. Allo stesso modo, le folder mensili costituiscono un valido supporto per tutti quei documenti a carattere residuale, ossia che non hanno una catalogazione specifica.
Con cadenza annuale, abbi cura di rivedere il contenuto delle cartelline temporanee e di quelle mensili: scoprirai che, in alcune ipotesi, dovrai eliminarne alcuni, perché nel frattempo si sono rivelati non più utili; altri rimarranno nella loro posizione e altri ancora potrebbero dare origine a una cartella a sé.

Altri consigli utili

Cerca di mantenere un ordine univoco nel corso del tempo, perché cambiare spesso metodo di archiviazione crea confusione, per te e per gli altri collaboratori.

Inoltre, procedi regolarmente alla distruzione dei documenti che non servono, creando delle cassettine per la carta da riciclo, utilizzando le scatole delle risme di carta; eliminando direttamente i fogli con dati riservati con l’impiego della macchina distruggidocumenti o, laddove ciò non fosse possibile, gettando i documenti nel cestino della carta.

In tutti i casi, cerca sempre di attenerti all’ordine stabilito e conquistato faticosamente; i risultati saranno una maggiore produttività, notevole serenità e capacità di ritrovare i documenti in meno tempo.