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Trello, il software perfetto per lo smart working

Trello è un software di project management, ideale sia per chi lavora in team che per i progetti individuali. Con la sempre più ampia diffusione dello smart working, Trello offre strumenti utili per sviluppare attività collaborative in maniera precisa e organizzata.

Se anche tu stai sperimentando lo smart working, e non trovi sempre facile conciliare tempi di vita e tempi di lavoro, prosegui la lettura di questa guida: scoprirai in Trello un valido alleato per pianificare i tuoi compiti e ottimizzare la produttività.

Come funziona Trello?

Per alcune categorie, il lavoro da casa non è certo una novità: negli ultimi anni sempre più informatici, designer, professionisti del web operano in smart working, senza contare tutte le aziende che, di recente, si stanno attivando per offrire questa preziosa opportunità ai propri dipendenti. La comodità di avere luoghi e tempi familiari per il lavoro è lampante, ma non sempre è tutto rose e fiori: l’autogestione è un’arte che può essere complessa!

Per questo ti viene in soccorso Trello, che ti aiuta a lavorare in modo più intelligente e produttivo, senza sprechi di tempo e risorse.

Ma che cos’è Trello? Si tratta di uno strumento che consente di tenere traccia delle tue attività e progetti, e di condividerle con team di lavoro. Possiamo definirlo come una sorta di lavagna flessibile che tiene traccia di cosa stai facendo.

Gli elementi fondamentali che ti aiutano nell’organizzazione sono tre:

  1. bacheca: privata o pubblica. Decidi tu chi può visualizzarla e/o modificarla, e ti permette di avere un colpo d’occhio globale sul progetto;
  2. liste, definite secondo un modello aziendale collaudato già da decenni; le attività sono infatti suddivise in colonne tematiche quali “da fare”, “in esecuzione” e “fatto”.
  3. schede: si tratta dei singoli task che compongono l’obiettivo generale. Per ciascuna puoi creare una scheda di approfondimento con ulteriori specifiche e commenti, e spostare le schede da una lista all’altra tramite il drag&drop per seguire lo stato di avanzamento del progetto.

Ulteriore opzione, utile soprattutto nel caso di incarichi complessi, è quella delle etichette; assegnando un tag alle varie schede potrai attribuire differente priorità ai task, magari anche differenziandoli per colore in modo da avere una visione d’insieme semplice e intuitiva.

Power-up

Un piccolo approfondimento merita Power-up, funzionalità extra per personalizzare la bacheca e rendere il lavoro più efficiente.

Puoi, ad esempio, inserire calendari con scadenze, link a servizi di condivisione file come Google Drive e Dropbox, Maps, questionari per i tuoi colleghi/dipendenti, SmartDraw per aggiungere diagrammi, e molto altro ancora. Ciò ti consente di rendere flessibile il tuo workflow e adattarlo alle esigenze del team e del progetto.

I settori aziendali su cui puoi operare con i Power-up sono moltissimi: comunicazione e marketing, sviluppo web, automazione, gestione file, automazione, solo per fare qualche esempio.

Trello è gratuito?

Anzitutto è utile sapere che Trello è disponibile gratuitamente da browser e da dispositivi mobili. Puoi scaricare l’app sia per iOS che Android, e attivando la sincronizzazione con tutti i tuoi device avrai i tuoi progetti sempre a portata di mano. L’opzione gratuita include bacheche personali illimitate, liste illimitate, schede illimitate, 10 MB per allegato, 10 bacheche di gruppo e 1 Power Up per bacheca.

Se gestisci un’azienda medio grande o un progetto complesso e delicato, potresti aver bisogno di Trello Gold (5 euro al mese o 45 l’anno). Questa opzione offrono non solo funzionalità aggiuntive ma anche validi strumenti per garantire la sicurezza dei tuoi dati, come l’autenticazione a due fattori e la crittografia. Il costo di Trello Gold si può abbattere facilmente: per ogni persona che porti in Trello ricevi un mese gratis, fino a un massimo di 12.

Per chi è utile Trello?

Come abbiamo detto, e come si evince dal funzionamento del software, Trello è l’ideale per gli smart worker che vogliano implementare le loro capacità produttive, avere un alleato per organizzare al meglio le loro task, e collaborare in remoto senza perdere la dimensione della condivisione.

L’interfaccia user friendly lo rende perfetto anche per altri scopi: organizzare una gita scolastica o le vacanze in famiglia, gestire il proprio studio, persino pianificare un trasloco.

Trello si rivela utile anche per i lavoratori autonomi che necessitano di tenere sempre a portata di mano scadenze, commissioni e livelli di priorità.

20/03/2020
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