Come diventare segretaria di studio medico appagata: requisiti, competenze, qualità

Il boom delle richieste di lavoratori professionisti del settore sanitario è un trend che dura oramai da anni. In particolare oggi parliamo della segretaria di studio medico figura professionale che ogni giorno diventa sempre più importante. Forte impulso ha la domanda di lavoro dovuto al numero crescente di studi privati e ambulatori che sono alla ricerca di personale valido e competente. La segretaria di uno studio medico deve apprezzare il mondo medico, essere sorridente e motivata, nel rispetto del segreto professionale.

La sua missione è garantire il corretto funzionamento della segreteria del servizio o dello studio medico. Assiste il medico, che le delega tutti gli aspetti amministrativi del suo lavoro: l’allestimento della cartella del paziente, la registrazione della tessera sanitaria e la raccolta dei consulti.

Deve organizzare il lavoro dei medici e dell’intera professione medica, sostenendo e prestando servizio ai pazienti. Basti pensare quanti di noi quotidianamente sono alla ricerca di informazioni sui metodi migliori di cura e prevenzione, più in generale sul proprio benessere.

Da questa mansione si evince che tale mansione/professione viene svolta in cliniche, ospedali, laboratori di analisi mediche, studi medici, studi di radiologia, case di riposo, casse di assicurazione sanitaria, ecc. in relazione a vari servizi (amministrativi, medico-tecnici, amministrazione giudiziaria servizio, ecc.). Varia a seconda del tipo di struttura: laboratorio, ospedale, clinica privata etc e può essere praticato nei fine settimana e nei giorni festivi.

Oggi parleremo in questa guida di come diventare una segretaria di studio medio e costruirti una carriera sicuramente gratificante ma anche di utilità sociale al servizio del benessere di tutti. Se stai cercando un corso da segretaria di studio medico qui la nostra proposta https://www.fiorerosalba.com/corso/segretaria-studio-medico/

 

 

Il datore di lavoro quali attitudini e requisiti richiede ad una segretaria

 

Spesso ci chiediamo perchè il nostro colloquio è andato male o perchè il nostro CV è stato scartato. Questa è una vera e propria professione devi anzitutto aver assolto agli obblighi scolastici, se ci si candida, senza nessuna esperienza di lavoro, in strutture sanitarie prestigiose è preferibile aver conseguito un diploma o laurea.

Indipendentemente dalla formazione scolastica è requisito necessario avere una conoscenza almeno di base della terminologia del settore conoscenze che potrai acquisire frequentando un corso di formazione specifico.

Il ruolo della Segretaria di Studio Medico è delicato ed allo saper scrivere una lettera, un fax o archiviare i documenti sono fondamentali qualità personali:

 

  • empatia i pazienti hanno bisogno di avere una persona capace di ascolto,
  • essere una persona puntale ed ordinata,
  • capacità di problem solving,
  • saper fare lavoro di squadra.

 

Essere una persona riservata e rispettosa della privacy altrui è una qualità fondamentale.

Tutte queste qualità personali vanno poi affiancate conoscenze quali quelle degli strumenti informatici, dall’uso del pacchetto office a quello dei principali browser e provider di posta,  ed una passata seppure piccola esperienza come segretaria generica anche ad esempio come volontaria di un’associazione.

 

 

Cosa fa la segretaria in uno studio medico

 

Il buon funzionamento della struttura sanitaria è assicurato dalla segreteria medica. Part-time o full-time, le attività e le mansioni della segreteria medica sono numerose.

I 2 compiti principali sono:

 

  • Manutenzione del centralino telefonico (risposta alle richieste dei pazienti e comunicazione degli orari delle visite a domicilio o in ufficio).
  • Fissare appuntamenti e gestire il calendario dei consulti.

 

Nello studio medico svolge molte attività come la digitazione dei referti e la gestione delle lettere dei colleghi. Il suo lavoro amministrativo la porta a classificare e archiviare le cartelle cliniche dei pazienti. Può avere compiti relativi alle attrezzature come la preparazione della sala di consultazione, con la verifica e la sterilizzazione, la gestione delle scorte di farmaci di emergenza o attrezzature mediche, ecc.

In ambiente ospedaliero, la segreteria medica assicura il funzionamento della segreteria medica. Svolge il lavoro di dattilografia per il reparto e si occupa della gestione della posta dei medici all’interno dell’ospedale. Costituisce il fascicolo amministrativo dei pazienti e può fissare gli appuntamenti dei pazienti con i medici specialisti.

Ha un ruolo di informazione per il paziente sulle varie procedure amministrative. È integrata nelle riunioni di coordinamento, in cui viene chiamato il personale per far conoscere la situazione amministrativa di una persona all’équipe medica.

Il segretario medico-sociale che opera negli istituti medico-sociali si occupa dell’accoglienza fisica di un pubblico spesso in difficoltà sociale, del centralino, della gestione della posta, della dattilografia, dell’archiviazione di pratiche o documenti, ordini di forniture…

Anche se il profilo è più quello di una segretaria amministrativa, può aiutare nella raccolta delle pratiche per l’ammissione alle case di riposo e per le domande di assistenza finanziaria per anziani.

Accoglienza e segreteria sono le 2 missioni principali per l’esercizio della professione di segretario medico. La segreteria medica richiede molta versatilità e qualità professionali. La segretaria medica gestisce una grande quantità di informazioni riservate, da qui il suo obbligo di segreto professionale.

 

 

Accoglienza e gestione appuntamenti di un segretario medico

 

La professione di segretaria del medica è innegabilmente il legame tra gli attori sanitari e il paziente. Al crocevia tra le esigenze dei medici e quelle dei pazienti, la segretaria deve accogliere ogni persona con serietà, senza lasciarsi travolgere dallo stress.

 

 

L’accoglienza fisica e telefonica del dipartimento medico e lo studio

 

La segreteria medica analizza e giudica l’urgenza di una situazione. Il carico di lavoro mentale è elevato. La segreteria medica deve conservare i recapiti dei pazienti, per poterli richiamare in caso di recesso.

Deve effettuare il filtraggio delle chiamate, in modo da trasmettere al medico solo le comunicazioni di altri operatori sanitari (medico di medicina generale o colleghi specialisti, laboratori, studi di radiologia, risonanza magnetica o scanner).

 

 

Contatto permanente con pazienti e professionisti sanitari

 

Il segretario medico deve avere un’espressione adatta alla situazione del paziente, per essere empatico. La principale difficoltà di questo lavoro è che la segretaria medica deve adattarsi al modo di lavorare di ogni medico. Lavora in coppia.

La presentazione è un elemento che conta nella professione di segretario medico, come in tutte le professioni relative all’accoglienza. Ciò non significa che una segretaria medica venga reclutata tramite un casting, ma che deve avere un aspetto ordinato e adeguata nell’incontrare i pazienti.

A fine giornata estrae le cartelle dei pazienti per il giorno successivo e stampa l’elenco degli appuntamenti per facilitare il lavoro dei medici.

 

 

L’ufficio di segretario medico richiede nozioni contabili?

 

Oggi, questa non è la prerogativa imprescindibile di un professionista. Deve padroneggiare le attività amministrative: inserimento dati, ortografia paramedica, pianificazione, automazione d’ufficio, elaborazione testi, gestione delle telefonate, ecc.

A seconda di come lavora la segretaria, può registrare la tessera sanitaria del paziente e riscuotere il pagamento, ma molti medici lo fanno da soli al termine della consultazione. Il pagamento delle bollette dell’ufficio come forniture mediche, attrezzature per ufficio, elettricità e altro è spesso delegato a una società di contabilità esterna.

Quando una segretaria medica lavora solo con un medico, si occupa della contabilità, ma nei grandi studi spesso viene esternalizzata. Consigliabile un corso di buste paga e contabilità

 

 

Le qualità del segretario medico

 

Questa posizione richiede sia un lavoro autonomo, con responsabilità, sia una grande capacità di lavorare in team, che è l’interesse e la ricchezza della professione.

 

Riservatezza

 

La segreteria medica deve essere discreta per garantire una segreteria di qualità. Naturalmente, ciò richiede il rispetto dell’etica professionale e della riservatezza. Il professionista deve però usare il buon senso: non parlare ad alta voce quando c’è una coda di pazienti, mettere i documenti medici in una busta…

 

Facilità relazionale

 

La professione di segretaria medica richiede diplomazia e ottime capacità relazionali, sia con le équipe mediche che con i pazienti. Per svolgere al meglio la sua funzione di accoglienza, deve sentirsi a proprio agio nella sua comunicazione scritta e orale.

 

Un grande senso di iniziativa

 

La segreteria medica è un lavoro di servizio che richiede autonomia. È quindi importante supportare e adattarsi alla personalità dei medici, per soddisfare le loro esigenze. Inoltre, pazienza e compostezza sono qualità essenziali per rispondere alle richieste dei pazienti.

 

Una capacità di adattarsi a qualsiasi prova

 

Indipendentemente dal medico con cui lavora, la segretaria medica deve adattarsi al suo modo di lavorare. Un medico che lavora in emergenza e che vede molti pazienti senza appuntamento non ha gli stessi requisiti di un medico che ha un programma ben definito. La segreteria medica deve quindi organizzare rigorosamente l’agenda del professionista e prevedere margini di lavoro per gli incarichi vacanti.

 

 

Le competenze e il know-how del segretario medico

 

Spesso si utilizza il termine segretaria di studio medico ma la professione ovviamente è adatta anche agli uomini ed i requisiti sono uguali per entrambi i sessi. La gestione amministrativa della cartella clinica è uno dei compiti essenziali della segreteria medica.

 

Rigore e organizzazione

 

Il professionista deve dar prova di rigore e organizzazione, perché la tenuta e la conservazione delle cartelle cliniche sono regolamentate. Le cartelle cliniche sono classificate in diverse sezioni: una sezione dedicata all’identità amministrativa, un’altra ai referti medici, una sezione dedicata alle visite mediche, ecc.

 

Buona ortografia e passione della terminologia medica

 

Queste sono abilità che il segretario medico deve padroneggiare imperativamente. Digita i referti dei medici. Le lettere inviate ai colleghi devono essere impeccabili, soprattutto per il vocabolario medico.

All’arrivo in un nuovo reparto, è fondamentale che il segretario medico sia formato, in modo autonomo e rapido, sul lessico relativo alla pneumologia, ginecologia, oftalmologia, ecc.

Tutte le segreterie mediche hanno la cartella clinica in formato cartaceo. Tuttavia, la stragrande maggioranza dei segretari medici lavora al computer.

Devono padroneggiare lo strumento informatico (digitazione veloce ed elaborazione testi) e in particolare il software medico. E’ richiesta la padronanza di Excel e Word per le basi (Corso ECDL Patente Europea del Computer) le basi di ERP / Consult medici specificatamente dedicati alle segretarie mediche.

Esistono molti pacchetti software per la gestione delle pianificazioni e la memorizzazione dei dati medici. È comune vedere la menzione “Conoscenza di un software consigliata o fortemente desiderata” su un’offerta di lavoro.

Tuttavia, se non conosci il software, la formazione sul software specifico viene generalmente svolta sul campo dai tuoi nuovi colleghi, quando ottieni il lavoro.

 

 

La formazione Segretaria Studio Medico

 

Se sei alla ricerca di un corso segretaria di studio medico vedrai che ve ne sono diversi in aula o on line, se hai impegni familiari o lavorativi il corso on line è quello che più facilmente ti permette di incastrare la formazione tra i tuoi mille impegni.

Le aree tematiche di un buon corso segretaria sono:

 

  • comunicazione: perché è essenziale ascoltare e rispondere alle necessità dei pazienti,
  • gestione delle pratiche mediche: preparare le cartelle cliniche ed archiviare tutti i documenti dello studio,
  • terminologia medica,
  • amministrativa: non dimenticare che la segretaria avrà principalmente un ruolo amministrativo e contabile, quindi saper utilizzare un programma gestionale è sicuramente importante.

 

Il corso dovrà prevedere la figura di un tutor disponibile per domande e chiarimenti, guidarti durante questo percorso e fornirti importanti consigli che potranno essere preziosi per un’eventuale assunzione.

 

Corso di formazione Segretaria Studio Medico

 

Per la tua formazione ti consigliamo dal nostro catalogo:

 

 

Con la formazione  apprenderai:

 

  • Aggiorna la cartella clinica del paziente
  • Accogliere e informare il paziente sugli orari di ricevimento, le possibilità di appuntamento, lo svolgimento dell’esame
  • Avvisare il paziente durante le procedure amministrative (creazione di pratiche, compilazione modulistica)
  • Fornire supporto telefonico
  • Organizzare il programma delle attività
  • Conserva la cartella clinica e amministrativa del paziente
  • Raccogli le procedure mediche
  • Segnala atti medici a organizzazioni specifiche
  • Eseguire procedure medico-amministrative
  • Inserisci i rapporti di atti medici
  • Trasmettere i dettagli di contatto del personale medico reperibile o reperibile
  • Terminologia medica
  • Nomenclatura degli atti medici
  • Modalità di presa in carico delle procedure mediche
  • Strumenti per ufficio
  • Modalità di archiviazione e archiviazione
  • Condizioni di accoglienza
  • Utilizzo di strumenti collaborativi (pianificazione condivisa, web conference, social network aziendale, ecc.)
  • Procedere alla registrazione, smistamento, affrancatura della posta
  • Effettuare il monitoraggio documentale (raccolta, analisi, ecc.)
  • Verifica la conformità della codifica dei dati
  • Documenti medico-amministrativi completi
  • Segui un bando di gara
  • Eseguire la gestione del budget
  • Svolgere la gestione contabile
  • Tieni traccia dello stato delle scorte
  • Prepara gli ordini
  • Definire le esigenze di approvvigionamento
  • Coordinare l’attività di una squadra
  • Griglia di codifica della previdenza sociale
  • Gestione contabile
  • Gestione amministrativa
  • Gestione scorte e forniture
  • Organizzazione e pianificazione delle attività

 

Trovi il programma completo qui Corso segretaria di studio medico

Rosalba Fiore

E’ un’imprenditrice digitale, formatrice e consulente. Da oltre 10 anni all’albo dei periti ed esperti presso Camera di Commercio e consulente tecnico d’ufficio (CTU) del Tribunale di Potenza (accrediti li trovi qui), spesso ospite presso conferenze di settore in Italia e all’estero (vedi qui). Laureata in Matematica, ha conseguito numerose certificazioni internazionali ed ha completato la sua formazione nel 2018 con studi in economia e marketing alla prestigiosa Università americana Harvard Business School Online ed attualmente è impegnata nel conseguimento di una seconda laurea.

Ha un’esperienza ventennale, maturata come consulente e formatrice presso grandi multinazionali ad esempio Alitalia, Poste Italiane, Autostrade per l’Italia, ISUFI Istituto Superiore Universitario di Formazione Interdisciplinare (Scuola Normale) etc. Rivedi la sua intervista che spiega i benefici che i clienti ottengono rilasciata a Millionaire.it >>

Se vuoi che io ed il mio team ci occupiamo del tuo orientamento per uno dei nostri corsi, fai clic qui.

Leggi Altri Articoli in Categoria

– 20% codice  ESTA22